মনে করো, ক্রিস্টোফার পাবলিকেশন-এর বিক্রয় বিভাগ (Sales department ) জাহিদ লাইব্রেরি থেকে ২০০টি বইয়ের বিক্রয় আদেশ (Sales order) গ্রহণ করে। এই বিক্রয় আদেশের একটি কপি স্টোরে পাঠানো হবে যেখানে প্রস্তুতকৃত বই মজুদকৃত অবস্থায় থাকে। স্টোরের Goods delivery section আদেশকৃত বইগুলো প্যাকেজিং করে ক্রেতা প্রতিষ্ঠানের নিকট প্রেরণ করে। একটি Delivery note পণ্যের সাথে পাঠানো হয় যেখানে প্রেরণকৃত পণ্যের পরিমাণ পণ্য সংক্রান্ত ব্যাখ্যা উল্লেখ থাকে।

Delivery note-এর নিচে ক্রেতা প্রতিষ্ঠানের দায়িত্বপ্রাপ্ত ব্যক্তি বইগুলো গ্রহণ সাপেক্ষে একটি স্বাক্ষর করে এবং এই স্বাক্ষরকৃত কপিটি ক্রিস্টোফার পাবলিকেশনে ফেরত আসে। এরপর হিসাব বিভাগ (Accounting department) পণ্যের জন্য প্রাপ্ত বিক্রয় আদেশ এবং ক্রেতা কর্তৃক সঠিক পণ্য সকল প্রকার শর্তপূরণ করে গৃহীত হয়েছে তা নিশ্চিতকারী দলিল 'Delivery note'-এর স্বাক্ষরিত কপি পর্যবেক্ষণ করে। Sales order, Delivery note এর তথ্যের ভিত্তিতে ক্রেতার ঠিকানায় বিক্রয় চালান (Sales invoice) পাঠানো হয়। বিক্রয় চালানে বিক্রীত পণ্যের পরিমাণ, ইউনিট মূল্য, মোট মূল্য এবং বিক্রেতা প্রতিষ্ঠান ক্রিস্টোফার পাবলিকেশন যদি ফ্যাট নিবন্ধিত প্রতিষ্ঠান তাহলে মূল্য সংযোজন কর (মূসক/ Value Added Tax (VAT)] এর পরিমাণ উল্লেখিত থাকে। বিরুনা চালানের সাথে ভ্যাট চালান (মূসক ৬.৩) এর একটি কপিও ক্রেতা প্রতিষ্ঠানকে পাঠানো হয়।

আমরা এই উপ-অধ্যায়ে ম্যাটেরিয়াল কন্ট্রোল সাইকেল বিশ্লেষণের সময় দেখেছিলাম বৃহদাকার প্রতিষ্ঠানে

ব্রুয় বিভাগ (Procurement department) থাকে যা উৎপাদন, পণ্য, অফিস সাপ্লাইজ ইত্যাদি যাবতীয় ক্রয় সংক্রান্ত বিষয়াদি পরিচালনা করে। প্রয়োজন অনুযায়ী বিক্রেতার কাছে ক্রয় আদেশপত্র ( Purchase order) প্রেরণ করে। এই ক্রয় আদেশপত্র-ই বিক্রেতার জন্য বিক্রয় কার্য বিশ্লেষণ, উপাদান পণ্য প্রেরণ ও চালান তৈরি করার ক্ষেত্রে অন্যতম উৎস দলিল। অনেক পাইকারি বিক্রেতা প্রতিষ্ঠানের বিক্রয় প্রতিনিধিরা (Sales representatives) মাঠ পর্যায়ে পরিদর্শন করে ক্রেতাদের থেকে বিনয় আদেশ (Sales order) নিয়ে আসে। তখন এই দলিলের ভিত্তিতে পণ্য সরবরাহ করা হয়। আমরা ফার্মাসিউটিক্যাল, টয়লেট্রিজ, FMCG, ফুড ও বেভারেজ ইত্যাদি শিল্পে বিক্রয় আদেশ নিয়ে আসতে দেখি।

ডেলিভারি নোটের স্বাক্ষরিত কপি পাওয়ার পর হিসাবরক্ষক বিক্রয় চালান ও ভ্যাট চালান ইস্যু করে ক্রেতার নিকট এক কপি করে প্রেরণ করে। বিক্রয় চালানের তথ্যের ভিত্তিতে বিক্রয় লেনদেন প্রাথমিক বই তথা জাবেদাতৃত্ব করে তারপর খতিয়ানে পোস্টিং করে। এখানে চালানের একটি নির্দিষ্ট নাম্বার/ কোড থাকে যার উপর ভিত্তি করে লেনদেন প্রাথমিকভাবে লিপিবদ্ধ হয়। এরপর ক্রেতার জন্য বরাদ্দ কোডের রেফারেন্স ব্যবহার করে স্ব স্ব ব্যক্তিগত খতিয়ানে (Personal

ledger) হিসাব লেখা হয়।

বিক্রীত পণ্য ফেরত পাঠালে ক্রেতা ডেবিট (Debit note) নোট প্রেরণ করে, যার উপর ভিত্তি করে বিক্রয়

প্রতিষ্ঠান থেকে ক্রেডিট নোট (Credit note) পাঠানো হয়, যেখানে বিক্রম ফেরত হিসাবের সমন্বয় করা হয়। ক্রেডিট নোট বিক্রয়ের সঠিক রেকর্ড নিশ্চিতকরণের জন্য গুরুত্বপূর্ণ দলিল। এভাবে, সবগুলো দলিলের যথাযথ সংরক্ষণ এবং নিশ্চিতকরণের মাধ্যমে কম্পিউটারাইজড সিস্টেমে বিক্রম সংক্রান্ত উপাত্ত ইনপুট দেওয়া হয় যেখানে রেফারেন্স হিসেবে বিব্রনা চালান নম্বর (Sales invoice number), ভ্যাট চালান নাম্বার (VAT challan number) ও ক্রেতার জন্য নির্ধারিত কোড নম্বর উল্লেখ থাকে। যার ফলে প্রতিটি বিক্রয় লেনদেন সঠিকভাবে সঠিক অ্যাকাউন্টে রেকর্ড করা হয়। এরপর সিস্টেমে থেকে Sales report পাওয়া যায় যা দিয়ে বিভিন্ন রকমের বিশ্লেষণ করা সম্ভব।